Privacy Statement Codi

Versie: 1.0  ·  Laatst bijgewerkt: 2 oktober 2026

Over dit statement

Dit statement bestaat uit twee delen, omdat de rol van Platform Codi per situatie verschilt:

• Deel 1, bezoekers van onze website. Hier bepaalt Platform Codi zelf waarom en hoe gegevens worden verwerkt. Platform Codi is verwerkingsverantwoordelijke.
• Deel 2, gebruikers van Codi. Hier verwerkt Platform Codi gegevens in opdracht van de organisatie die Codi afneemt. Die organisatie is verwerkingsverantwoordelijke; Platform Codi is verwerker.

Werk je met Codi bij een organisatie die het platform afneemt, dan is deel 2 voor jou het meest relevant.

Contact

Platform Codi B.V., Utrechtseweg 9, 3704 HA Zeist, KvK-nummer 84619201.

• Algemeen en privacyverzoeken: support@platformcodi.nl
• Compliance / CISO: ciso@platformcodi.nl
• Postadres: Platform Codi B.V., Utrechtseweg 9, 3704 HA Zeist

Deel 1. Bezoekers van onze website

1.1 Welke gegevens verwerken wij?

Bezoek je platformcodi.nl, dan verwerken wij bezoekstatistieken via Google Analytics: een verkort (geanonimiseerd) IP-adres, je browser- en apparaattype, de pagina's die je bekijkt en hoe je op de site terecht bent gekomen. Wij gebruiken dit uitsluitend om te begrijpen hoe onze site wordt gebruikt en om die te verbeteren. Deze gegevens bewaren wij 14 maanden.

Google Ierland treedt hierbij op als verwerker. Daarbij kan een deel van de verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden; die doorgifte verloopt op basis van de modelcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst met Google. Wij koppelen deze statistieken niet aan een Codi-account en gebruiken ze niet om je te profileren.

Neem je contact met ons op of vraag je een demo aan, dan verwerken wij je naam, e-mailadres, organisatie en de inhoud van je bericht, om je vraag te kunnen beantwoorden. Grondslag: gerechtvaardigd belang, respectievelijk uitvoering van een overeenkomst.

1.2 Cookies

Op de Codi-applicatie zelf plaatsen wij uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn om het platform te laten werken (sessie en authenticatie). Daar staan geen tracking- of marketingcookies.

Op de marketingpagina's gebruiken wij daarnaast cookies in twee categorieën. Voor beide vragen wij vooraf je toestemming via de cookiebanner, per categorie apart:

• Statistieken. Google Analytics, zoals hierboven beschreven. Geef je geen toestemming, dan plaatsen wij deze cookies niet en verwerken wij geen bezoekstatistieken van jou.
• Marketing. Geef je daarnaast toestemming voor marketing, dan verwerken wij gegevens om je na je bezoek opnieuw te kunnen bereiken met een advertentie (retargeting). Wij plaatsen dan een eigen cookie met een willekeurig nummer (daar zit geen naam of e-mailadres in) en wij laden de advertentiecodes van LinkedIn en Google, die op basis van je bezoek een doelgroep opbouwen. Ons eigen cookie bewaren wij 180 dagen na je laatste bezoek; voor de cookies van LinkedIn en Google gelden hun eigen termijnen.

Zonder jouw toestemming plaatsen wij geen analytics-, advertentie- of profileringscookies.

Grondslag en intrekken. Voor statistieken en marketing is jouw toestemming de grondslag (art. 6 lid 1 sub a AVG en art. 11.7a Telecommunicatiewet). Je kunt je keuze per categorie altijd wijzigen of je toestemming intrekken via de link Cookievoorkeuren onderaan elke pagina van platformcodi.nl. Intrekken geldt vanaf dat moment en doet niets af aan de verwerking daarvóór. Voor je overige rechten als websitebezoeker, zoals inzage en verwijdering, en voor klachten kun je terecht zoals beschreven in §2.8 en §2.9.

Deel 2. Gebruikers van Codi

2.1 Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Codi wordt afgenomen door een organisatie (de Opdrachtgever) die het platform beschikbaar stelt aan haar medewerkers. Voor de gegevens die via Codi worden verwerkt geldt:

• De Opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke voor de documenten, zoekopdrachten en prompts die haar medewerkers in Codi invoeren. De Opdrachtgever bepaalt welke gegevens daarin terechtkomen en met welk doel.
• Platform Codi is verwerker voor die gegevens. Wij verwerken ze uitsluitend volgens de instructies van de Opdrachtgever en op basis van een verwerkersovereenkomst.
• Platform Codi is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor een beperkt aantal eigen verwerkingen: de accountadministratie, de beveiligingslogging en de openbare bronnen die wij verzamelen om het product te laten werken. Die openbare bronnen bevatten weinig persoonsgegevens, maar voor zover dat wel zo is, zijn wij daarvoor verantwoordelijk.

Wij zijn dus verantwoordelijk voor het veilig en behoorlijk verwerken van gegevens binnen de kaders van het product, maar niet voor de keuze welke gegevens een Opdrachtgever in Codi verwerkt. Die afweging maakt de Opdrachtgever.

2.2 Welke gegevens verwerken wij?

Accountgegevens. Naam, e-mailadres, organisatie en, bij inloggen met wachtwoord, een gehashte versie van je wachtwoord. Log je in via single sign-on, dan slaan wij geen wachtwoord op.

Gebruiksgegevens. Inlogmomenten (tijdstip, geslaagd of mislukt, aantal pogingen), API-aanroepen, zoekopdrachten en filters, metadata van antwoorden (aantal resultaten), chatsessies (berichten, tijdstip, gebruikt model) en het omgevingstype.

Van API-aanroepen leggen wij naast het endpoint, de methode, de verwerkingstijd en de statuscode ook de inhoud van het verzoek vast. Voor zoek- en chatverzoeken betekent dat concreet dat de zoekopdracht of de prompt in de logging terechtkomt. Dat gebeurt voor beveiliging, incidentonderzoek en foutanalyse; de inhoud van geüploade documenten staat er niet in.

Gegevens die je zelf invoert. De documenten die de Opdrachtgever aan Codi toevoegt, en de zoekopdrachten, prompts en gespreksinhoud die gebruikers invoeren. Wat daarin staat, bepaalt de Opdrachtgever.

Werken met interne of vertrouwelijke documenten. Codi is standaard geschikt voor de verwerking van openbare data. Daarnaast biedt Codi verschillende mogelijkheden om met interne gegevens te werken. Voordat een Opdrachtgever ervoor kiest om vertrouwelijke documenten of aanvullende persoonsgegevens in Codi te verwerken, verwachten wij dat tussen beide partijen een verwerkersovereenkomst is gesloten. Daarbij raden wij de Opdrachtgever aan een passende analyse van de risico's van die verwerking uit te voeren, zoals een DPIA, IAMA en/of AIIA. Wij werken daaraan mee en leveren de informatie over onze verwerking die daarvoor nodig is.

Codi is geschikt voor documenten tot en met classificatieniveau Vertrouwelijk. Documenten die als Zeer vertrouwelijk zijn geclassificeerd, mogen niet in Codi worden verwerkt; daarvan kan alleen met uitdrukkelijke voorafgaande goedkeuring worden afgeweken. Binnen die grens spreken wij per Opdrachtgever af welke documenten zijn toegestaan.

2.3 Waarvoor verwerken wij die gegevens?

Voor het verbeteren van de dienst gebruiken wij geen inhoudelijke prompts, chatinhoud of documenten. Wij kijken naar geaggregeerde patronen, bijvoorbeeld hoe vaak een zoekopdracht geen resultaat oplevert, om de zoekkwaliteit te verbeteren. De AI-logging in §2.5 dient voor foutopsporing en kwaliteitsbewaking van het model, niet voor productverbetering op inhoud.

Herinneringen bij inactiviteit staan per organisatie standaard uit; wij versturen ze alleen als jouw organisatie daarvoor kiest. Een beheerder van jouw organisatie kan je via Codi ook zelf een bericht sturen, bijvoorbeeld bij een interne uitrol of een wijziging in de werkwijze. De inhoud en de ontvangers van zo'n bericht worden door die beheerder bepaald; jouw organisatie is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en wij verzenden het in haar opdracht. Ook Platform Codi kan je op deze manier informeren over de dienst zelf. Je kunt berichten die niet nodig zijn voor je account uitzetten in je e-mailvoorkeuren of via de afmeldlink onderaan het bericht. Antwoorden op zo'n bericht komen terecht bij de helpdesk van Codi; voor inhoudelijke vragen kun je het beste rechtstreeks contact opnemen met de afzender.

2.4 Verwerking door AI-taalmodellen

Codi beantwoordt vragen met behulp van een groot taalmodel (LLM). Dit is de verwerking met de grootste privacyrisico's, dus beschrijven we hem apart.

Om een vraag te beantwoorden sturen wij naar het gekozen taalmodel: de prompt van de gebruiker en de documentfragmenten die nodig zijn om die vraag te beantwoorden. Wij sturen geen accountgegevens mee; het model weet niet wie de vraag stelt.

Het zoeken zelf gebeurt binnen onze eigen omgeving in de EER. Codi doorzoekt de index met een zoekopdracht op tekst; daarbij verlaat je zoekvraag onze omgeving niet. Alleen voor het formuleren van het antwoord wordt het gekozen taalmodel aangeroepen.

Een uitzondering is de zoekfunctie op het open internet. Die staat per organisatie standaard uit. Zet de Opdrachtgever haar aan, dan formuleert het taalmodel een zoekterm die naar onze zoekpartner Staan (European Perspective SAS, Parijs) gaat. Staan ontvangt alleen die zoekterm, geen documenten en geen gegevens over wie de vraag stelt, en bewaart de zoekopdrachten niet. De verwerking vindt plaats in de EU.

Wij trainen zelf geen AI-modellen op jouw gegevens. Met de leveranciers van de taalmodellen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten die de verwerking beperken tot het genereren van het antwoord. Welke voorwaarden per leverancier gelden, delen wij op verzoek, zodat je die kunt meewegen in je eigen risicoafweging.

De Opdrachtgever kiest het taalmodel, en daarmee de verwerkingslocatie. Kies je voor een EU-model, dan vindt de verwerking door het taalmodel plaats in de EU; de leverancier kan voor ondersteuning en beheer wel eigen subverwerkers buiten de EER inzetten, onder de waarborgen voor doorgifte in zijn verwerkersovereenkomst. Kies je voor een model dat buiten de EER draait, dan verlaten prompts en documentfragmenten de EER. Wij brengen die keuze bij de implementatie expliciet in beeld en adviseren erover; welke gegevens via welk model verwerkt mogen worden, bepaalt de Opdrachtgever.

2.5 Hoe lang bewaren wij gegevens?

Bij beëindiging van de overeenkomst verwijderen of retourneren wij de gegevens van de Opdrachtgever volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Wat de Opdrachtgever nodig heeft om over te stappen, zoals een export van collecties en documenten, leveren wij daarbij aan.

Verwijdering van geüploade bestanden gebeurt via crypto-shredding: wij vernietigen de sleutel waarmee het bestand is versleuteld, waarna het in de productieomgeving direct onleesbaar is. Uit back-ups verdwijnt een verwijderd bestand pas wanneer de back-upretentie hierboven is verstreken; tot dat moment staat de bijbehorende sleutel nog in die back-up. Dat is een bewuste afweging tussen herstelbaarheid bij een calamiteit en het recht op verwijdering.

2.6 Met wie delen wij gegevens?

Codi draait op een keten van leveranciers. Die keten bestaat uit twee soorten partijen: partijen die altijd nodig zijn om het platform te laten werken, en het taalmodel dat de Opdrachtgever kiest.

Vaste platformketen, altijd betrokken:

Taalmodel naar keuze van de Opdrachtgever, waarvan er één wordt ingezet. Aan het gekozen model worden prompts en documentfragmenten doorgegeven:

Met al deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten en zijn wij nagegaan of zij passende beveiligingsmaatregelen treffen, onder meer aan de hand van hun ISO 27001- en SOC 2-certificering. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Niet in deze keten. Google Analytics gebruiken wij alleen op onze marketingpagina's, en alleen met jouw toestemming (zie deel 1). In de Codi-applicatie zelf laden wij Google Analytics niet. De zoekpartner Staan ontvangt geen persoonsgegevens, zoals beschreven in §2.4.

Over doorgifte buiten de EER. Kiest de Opdrachtgever een model dat buiten de EER draait, dan gebeurt die doorgifte op basis van de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) in de verwerkersovereenkomst met die leverancier. Wij vinden het belangrijk om daar eerlijk over te zijn: over de vraag of dergelijke doorgifte in alle gevallen volstaat, bestaat binnen het privacyvakgebied discussie, onder meer vanwege de bevoegdheden van Amerikaanse autoriteiten en de subverwerkers die deze leveranciers zelf inzetten. Wij presenteren dit daarom niet als een afgedane kwestie. Wat wij doen, is de keuze en de bijbehorende risico's expliciet in beeld brengen, zodat de Opdrachtgever een onderbouwde afweging kan maken, en een inrichting met een EU-model aanbieden voor wie die afweging anders uitvalt.

2.7 Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij hanteren een managementsysteem voor informatiebeveiliging dat is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022, en houden daarbij rekening met de BIO2. De maatregelen per onderwerp:

Identiteit en toegang. Inloggen kan met single sign-on via Microsoft Entra ID, of met een wachtwoord dat uitsluitend als gehashte waarde wordt opgeslagen (bcrypt of PBKDF2 met salt), nooit als leesbare tekst. Een Opdrachtgever kan instellen dat single sign-on verplicht is voor de hele organisatie; de MFA-eisen van de eigen Entra-omgeving gelden dan ook voor Codi. Multi-factor authenticatie is verplicht op onze eigen beheer- en bedrijfsomgevingen; voor klantaccounts met een wachtwoord wordt MFA in de loop van 2026 uitgerold. Toegang verloopt op basis van rollen en het least-privilege-beginsel, en wordt bij uitdiensttreding direct ingetrokken.

Encryptie. Alle verkeer verloopt via TLS 1.2 of hoger. Geüploade documenten worden vóór opslag per bestand versleuteld met AES-256-GCM; de sleutel daarvan wordt zelf versleuteld met een hoofdsleutel in HashiCorp Vault en staat nooit onversleuteld in de opslag. Ook database-back-ups worden op die manier versleuteld voordat ze de omgeving verlaten. De doorzoekbare tekst in de zoekindex is versleuteld op opslagniveau; de per-bestand-encryptie geldt voor de opgeslagen documenten zelf. Sleutels worden in Vault beheerd, minimaal jaarlijks geroteerd en bij een vermoeden van compromittering direct vervangen. Verwijderen gebeurt via crypto-shredding, zoals toegelicht bij de bewaartermijnen hierboven.

Applicatiebeveiliging. Elke codewijziging wordt gereviewd en automatisch gescand op kwetsbaarheden, hardcoded secrets, kwetsbare dependencies en onveilige infrastructuurconfiguratie. Een kritieke bevinding blokkeert de release naar productie; overige bevindingen worden binnen een vaste termijn beoordeeld en belegd. Daarnaast hanteren wij een responsible-disclosure-beleid zodat kwetsbaarheden veilig bij ons gemeld kunnen worden.

Operationele beveiliging. Wij monitoren de beschikbaarheid van het platform doorlopend en krijgen automatisch een alert bij uitval. Logging bevat nooit de inhoud van geüploade documenten. Incidenten volgen een vast proces met vastgelegde reactietermijnen. Wij maken dagelijks back-ups; het herstelproces is beschreven en wordt jaarlijks getest. De stagingomgeving is strikt gescheiden van productie, bevat geen productiegegevens en is niet bestemd voor klantgebruik.

Leveranciersbeheer. Voordat een leverancier in de keten wordt opgenomen, beoordelen wij de beveiliging, de certificering en de verwerkersovereenkomst. Leveranciers staan in een register en worden periodiek opnieuw beoordeeld.

Menselijke toegang. Toegang tot productiegegevens is beperkt tot een klein aantal beheerders, uitsluitend wanneer dat nodig is voor beheer of incidentafhandeling. Die toegang wordt gelogd.

Platform Codi valt onder het ISO/IEC 27001:2022-certificaat van JoinSeven Groep B.V., afgegeven door Brand Compliance en geldig tot en met 21-09-2029. Daarnaast volgen wij de ontwikkeling van ISO 42001 (AI-governance) en richten wij onze AI-governance daar nu al naar in.

2.8 Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Waar je terecht kunt. Gebruik je Codi via je werkgever, dien je verzoek dan in bij die organisatie: zij is verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen haar daarbij en leveren wat nodig is. Gaat het om gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, zoals je account, onze beveiligingslogging of je websitebezoek, dan kun je rechtstreeks terecht via support@platformcodi.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Wat wij wel en niet kunnen. Binnen onze eigen omgeving kunnen wij deze rechten volledig uitvoeren. Is een prompt verwerkt door een extern taalmodel, dan zijn wij voor het uitoefenen van rechten binnen die verwerking afhankelijk van wat die leverancier in zijn verwerkersovereenkomst toezegt. Dat is een reden te meer om vooraf goed te kiezen welk model wordt ingezet en welke gegevens daarheen mogen; wij denken daarin mee.

2.9 Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan contact op via support@platformcodi.nl of ciso@platformcodi.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

2.10 Wijzigingen

Wij kunnen dit Privacy Statement wijzigen. De meest recente versie staat altijd op de website, met versienummer en datum. Bij substantiële wijzigingen informeren wij de contactpersonen van de Opdrachtgever vooraf.

Laatst bijgewerkt: 2 oktober 2026 · Platform Codi B.V. · KvK 84619201